为了规范协会档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第一条 档案保管部门：协会秘书处办公室为协会档案的专门保管部门。

第二条 档案的保管期限、鉴定和销毁

（一）档案的保管期限分为永久、长期、短期三种；

（二）对保管期满的档案，由协会领导、秘书处和有关业务部门组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见；

（三）档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。监销人员要在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

 第三条 档案的移交

（一）各项活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交秘书处办公室；

（二）案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

 第四条 文书归档的内容

（一）上级机关制发的需要贯彻执行的文件和会议的主要文件材料；

（二）协会年度工作计划、工作总结；

（三）协会制发的文件、会议通知、简函、请示、简讯和会议纪要；

（四）协会组织召开的各种会议、专题研讨会、讲座、经验交流会和培训计划、实施方案及培训结果；

（五）协会机构调整、人事变动、重大活动等形成的大事记；

（六）协会开展活动形成的音像资料；

（七）出国考察、友好往来、外事活动形成的资料；

（八）出席上级会议，而会议内容涉及本协会工作内容的完整资料。

 第五条 文书归档要求

（一）整理归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件；

（二）装订时正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文在后；

（三）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；

（四）每一案卷内应由三部分组成：卷内文件目录，归档文件，备考表。

 第六条 文件归档的时间

（一）各种会议、讲座、活动的相关文件、材料应随时清理随时归档；

（二）每年十二月和次年一月为年度文件归档时间，要对协会全部文件进行清理、分类、排列、编号、编目录、归档。

     第七条 本制度经理事会审议通过后执行。